We współczesnych biurach urządzenia wielofukcyjne często znajdują sie w miejscach ogólnodostępnych, co pociąga za sobą problem ograniczenia dostępu tylko do osób upoważnionych.
W urządzeniach firmowanych marką Olivetti wykorzystane są wszystkie najnowsze rozwiązania w tym zakresie.
W kopiarkach nabiurkowych zastosowany jest znany już system kodów cyfrowych, jednakże dla zwiększenia bezpieczeństwa umożliwiono wydłużenie kodu do 6-ciu cyfr.
W kopiarkach powyżej 30 kopii/min i urządzeniach kolorowych poza kodami dostępu stosuje się jeszcze dwie metody:
- autentykacja sieciowa - obsługuje Active Directory Windows. To samo hasło dla sieci, narzędzia mogą być współdzielone przez MFP

- logowanie do urządzenia za pomoca loginu i hasła w identyczny sposób jak logowanie do komputera oraz
- poprzez identyfikację biometryczną wykorzystąjące unikalne dla każdego człowieka cechy dłoni.

Poza rozwiązaniami „wbudowanymi” w urządzenia, dostępne są również jako opcje czytniki kart elektronicznych, zbliżeniowych czy z paskiem magnetycznym.